Kao student, već duže vrijeme se zanimam za automatizaciju poslovnih procesa. Kroz svoja iskustva u turizmu kao prodavač, receptor i kreator sadržaja za socijalne medije, počeo sam se zanimati za ubrzanje zadataka koje sam vidio dosadnima.
Na ovom blogu ću bilježiti ono što sam naučio i što bih želio podijeliti sa vama. Nadam se da ćete pronaći neke korisne informacije.
S obzirom na digitalizaciju i optimizaciju poslovanja u stranim zemljama, ubrzano se pokazuje da oni koji uspješno implementiraju tehnologiju brže preuzimaju tržište. Nema potrebe za velikom diskusijom—sve što se može optimizirati putem tehnologije trebalo bi biti optimizirano, pogotovo kada se radi o repetitivnim zadacima kojih u Bosni ima previše. Dovoljno je ući u općinu ili bilo koju javnu ustanovu gdje nas dočekuju gomile papira. Pred radnicima stoji 20 godina star kompjuterski program, koji ne može raditi na bilo čemu novijem od Windows XP-a.
S obzirom na globalne trendove automatizacije, ne samo u turizmu, već i u svim industrijama, jedan od najkorisnijih alata za savladavanje je make.com, jednostavan alat za automatizaciju poslovnih procesa.
Koje probleme make.com može riješiti?
Make.com je izuzetno koristan softver za automatizaciju, ali kako bi ga efektivno koristili, ključno je prvo identificirati problem koji želimo riješiti. Problem ne mora nužno biti vezan za poslovni svijet; može biti nešto što nam svakodnevno oduzima vrijeme. Na primjer, jedan od problema koji sam primijetio u svom životu je jutarnja organizacija kalendara.
Već duže vrijeme se trudim pravilno rasporediti svoje vrijeme. Razlog tomu je da organizacijom svog vremena postajem produktivniji. Toplo preporučujem tebi, koji ovo čitaš, odličnu knjigu na ovu temu “Deep work” od Cal Newporta, gdje u 4. poglavlju razgovara o važnosti organizacije vremena. Također, dodaje, da i u slobodnim danima, ono što čovjeku daje svrhu i samim tim sreću, je produktivnost, a ne distrakcije poput društvenih medija, koje je naročito potrebno izbjegavati.
Planiranje vremena ne mora biti savršen, ali okvirno je važno znati kada šta raditi.
Kako sam primijetio potrebu za bržom organizacijom, došao sam na ideju da uz pomoć make.com automatiziram pripremu kalendara. Fokusirao sam se na integraciju s ChatGPT-om, s obzirom da znam svoje preference, mogu kreirati prompt (tekst napisan u AI alat) koji će jasno objasniti moje potrebe i svakodnevne želje. Uz pomoć informacija o mom danu, odnosno o periodima koji su već bukirani i o onima koji su slobodni ChatGPT može preporučiti aktivnosti skladno sa mojim interesima, ciljevima i potrebama.
Make.com – Intuitivan alat za početnike
Make.com svojim izgledom odiše jednostavnošću, a korisničko iskustvo je impresivno. Kao jednostavan alat za automatizaciju, make.com omogućava korisnicima da automatizuju svakodnevne zadatke poput slanja mailova ili obavještavanja gostiju, što štedi vrijeme i trud.
Za prosječnog korisnika ovaj program je savladiv. Naravno, prijeko je potrebno uložiti vremena i truda. Također, bitno je imati neki nivo tehnološke osviještenosti kako bi se uspješno koristio. Potrebno je razmišljati inženjerski, a osobe s predispozicijama za tehnološke discipline svakako će lakše savladati alat.
Kao netko ko radi u turizmu, najveći doprinos primjetim u tome što dopušta da više vremena posvetiš direktnoj komunikaciji s gostima, poboljšaš smještaja, i poboljšaš iskustva koja im pružaš. Oslobađanjem vremena, dopušta da se fokusiraš na aspekte poslovanja koje trenutno robotika, AI, i druge tehnologije ne mogu u potpunosti zamijeniti.
Kako pristupiti učenju?
Mnogi korisnici preporučuju eksperimentisanje s alatom kao najbolji način za učenje. Svaki proces, koliko god se činio jednostavan treba razdvojiti u cjeline. Možeš započeti tako da zapišeš problem kojim se suočavaš i postepeno ga razgrađuješ (ispod možete pronaći jednostavan primjer koji sam odlučio savladati). Korisno je imati problem i držati ga na umu. Make.com na svojoj stranici nudi tutorijale i vodiče, kao i AI chatbot unutar programa koji nudi korak po korak objašnjenja.
Započeo sam sa YouTube tutorijalima, što se pokazalo korisnim za prvo upoznavanje s alatom. Nakon nekoliko sati YouTuba, bacio sam se na kreiranjem vlastitih procesa. Ubrzo sam shvatio da je moj problem (automatski kalendar) kompleksniji nego što sam mislio. U takvim trenutcima najbolje je ići korak po korak razdvajajući
Problem i rješenje: Automatizacija slanja mailova
Prvi problem s kojim sam se susreo koristeći make.com bio je automatizacija svakodnevnih zadataka poput slanja mailova.
Proces ide ovako:
- 1. Gost pošalje upit za termin.
- 2. Kopiramo skicu iz dokumenta.
- 3. Adaptiramo datume i cijenu.
- 4. Pošaljemo ponudu.
Da bi ovo ubrzao, napravio sam Google Sheet (tabelu) u koju sam dodao podatke o osobama koje su tražile ponudu.. Unutar make.com sam pripremio mail sa potrebnim varijablama (mjesta gdje se informacije mijenjaju skladno primljenom upitu). Za ovaj proces mi je trebalo manje od pola sata.
Na mjesta varijabli (označenih sa zelenom bojom) dolaze potrebne informacije. Na taj način, svaki mail se prilagođava specifičnim informacijama za pojedinačnog gosta.
U prvom redu vidimo da piše 1. Email (B), što znači da će tu varijablu zamijeniti 1. red (google sheet tabele) i odabrana kolona, u ovom slučaju to je “(Email) i (B)”, kolona B. To jeste, kada započnemo ovaj proces, make.com će izvući informacije iz odabranih ćelija i dodati ih na potrebno mjesto. Ovaj proces može biti izuzetno efikasan i uštediti mnogo vremena.
Sljedeći korak je automatizacija popunjavanja tabele bez potrebe za ručnim unosom podataka, gdje gost može poslati upit putem web-stranice, a podaci se automatski unose u tabelu, iz koje se, nakon toga, direktno šalje ponuda
S obzirom na to još uvijek učim, želim pozvati sve vas da pratite ovaj blog. U toku sljedeće sedmice planiram podijeliti novi dio mog putovanja.
Hvala vam na čitanju.